Objeto:
Es deseo de la Asociación Española de Drupal, en adelante AED, propiciar el desarrollo de las Drupalcamp de forma distribuida por toda la geografía nacional. Por este motivo, se establece la convocatoria de presentación de candidaturas para la celebración de la siguiente DrupalCamp en España según los plazos publicados en el sitio web de la asociación (http://asociaciondrupal.es/).
Con el objetivo de facilitar la organización de las DrupalCamp y, a su vez, asegurar un mínimo de calidad del evento, la AED ha desarrollado el presente documento, en el que se establecen las Especificaciones de Requisitos Mínimos que deberá cumplir cualquier proyecto de celebración de una Drupalcamp en España y que han de ser aceptados y suscritos por los comités de organización de las candidaturas que se presenten a la convocatoria.
Alcance:
El presente documento establece las especificaciones de requisitos mínimos que se consideran necesarios para asegurar la calidad del evento de las DrupalCamp a celebrar en España promovidas por la AED.
Es importante señalar que, bajo determinadas condiciones justificadas, algunas de las especificaciones presentadas pueden ser cumplidas con requisitos distintos a los establecidos en el presente documento, previo visto bueno de la AED.
Antecedentes:
La comunidad internacional de Drupal celebra tradicionalmente diversos eventos que se originan en el deseo y la necesidad de realizar encuentros entre sus miembros para realizar negocios y networking así como compartir conocimientos, experiencias, relaciones y amistad.
Los eventos internacionales, fomentados por la Drupal Association, se denominan DrupalCon y se vienen celebrando con una periodicidad de dos al año, en Europa y en Norteamérica. Cabe señalar que en setiembre del año 2007 se celebró una DrupalCon en Barcelona con una asistencia de mas de 430 personas (http://drupal.org/node/177855).
Los diferentes grupos locales organizan eventos denominados DrupalCamp, que toman como modelo las DrupalCon. Es objetivo de la AED asegurar, promover y celebrar una Drupalcamp al año.
Las Drupalcamp apoyadas por la AED hasta la fecha actual han sido:
- Barcelona 2010 (http://2010.drupalcamp.es). Participación aproximada: 375 asistentes.
- Sevilla 2011 (http://2011.drupalcamp.es). Participación aproximada: 310 asistentes.
- Madrid 2012 (http://2012.drupalcamp.es). Participación aproximada: 310 asistentes.
- Cáceres 2013 (http://2013.drupalcamp.es). Participación aproximada: 285 asistentes.
- Valencia 2014 (http://2014.drupalcamp.es). Participación aproximada: 260 asistentes.
- Jerez de la Frontera 2015 (http://2015.drupalcamp.es). Participación aproximada: 217 asistentes.
La organización, gestión, niveles de exigencia y calidad de las próximas DrupalCamp a celebrar en España vienen enmarcadas por estas experiencias.
Nota: Aunque la Drupalcamp se dirige a la participación de los miembros de la comunidad española, se intenta potenciar la participación de miembros de otros países.
Soporte ofrecido por la Asociación Española de Drupal:
La AED actúa como promotor del evento y proporcionará todos los medios adicionales de los que disponga, además de facilitar al Comité Organizador del proyecto de celebración de la DrupalCamp que resulte seleccionado el siguiente soporte:
- Alojamiento y dominios (20xx.drupalcamp.es, siendo”xx” = año correspondiente y www.drupalcamp.es) durante un año. Además de archivar el sitio para futura consulta.
- Estructura del sitio web preparada para realizar pre-inscripciones, inscripciones y cobro, candidaturas de ponencias, selección de ponencias, etc.
- Dossier para captación de patrocinadores locales y soporte en la captación de patrocinios.
- Documentación de Drupalcamps y otros eventos anteriores, a saber:
- Histórico de patrocinadores.
- Presupuestos y partidas.
- Información sobre los asistentes.
- Presupuesto modelo para el correcto seguimiento de las partidas de ingresos y gastos.
- Máxima difusión del evento por todos los medios a nuestro alcance.
- Y por descontado, el apoyo operativo y moral de los miembros de la asociación, en remoto o local, según disponibilidad.
Especificación de requisitos:
Requisitos del Comité Organizador
Cada candidatura ha de ser presentada por un Equipo o Comité Organizador (en adelante “Organización”) ya constituido y que cumpla las siguientes especificaciones:
- Se debe incluir una ficha de cada miembro de la organización que incluya un perfil personal indicando experiencia, datos de contacto, eventos en los que ha participado/organizado, etc.
- Debe existir una única persona que ejerza la función de Coordinador General del proyecto.
Nota:
- Todos los miembros del Comité Organizador han de comprometerse con el proyecto, fundamentalmente con la dedicación de un mínimo de tiempo al mismo. Se deja a criterio de los propios miembros la determinación de esta dedicación
- Por experiencias previas, la dedicación mínima puede estar cerca del 10% de la jornada laboral: 4 horas a la semana. Estimado de dedicación del coordinador general, unas 200 horas).
Requisitos del propio evento Drupalcamp
- Objetivos y previsión de asistencia: por las experiencias previas, los proyectos de celebración de las DrupalCamp Spain deberían plantearse bajo un objetivo de asistencia mínima de 350 personas. Este objetivo implica unos requisitos de infraestructura del lugar de celebración tales como salas de ponencias, estancias para networking, bar y comedor (si procede), etc.
- El lugar de celebración debe disponer de un mínimo suficiente de salas para los contenidos, con capacidad adecuada en función de los asistentes totales previstos. Además debe contar con espacios adicionales para patrocinadores, catering (si procede), registro, networking, BOFs, etc.
- En caso de no disponer de algún elemento básico para la celebración de un evento de estas características, indicar los costes adicionales.
- Planificar la programación de un mínimo de 30 sesiones durante las jornadas del evento.
- Planificar la realización de un mínimo de 2 actos (Bienvenida y Despedida) en una sala con capacidad mínima para el 60% o 70% de los inscritos.
- Se debe planificar dentro del programa un espacio para la celebración de la Asamblea general de socios de la AED.
Recomendaciones
La propuesta debe contemplar además las siguientes recomendaciones.
- Se recomienda que al menos parte de la Organización haya asistido anteriormente a una DrupalCon y/o una DrupalCamp.
- Alojamiento: Se valorará positivamente la disponibilidad de alojamiento cercano al lugar de celebración, que sea suficiente y económico.
- Solución propuesta para el catering: si no se incluye dentro del evento, propuesta de alternativas cercanas y asequibles al lugar de celebración para que los asistentes puedan comer. Debe tenerse en cuenta opciones vegetarianas, celiacas, para alérgicos, etc.
- Planificar la realización de eventos complementarios que faciliten el networking entre los asistentes, en un ambiente distendido. Por ejemplo una fiesta el sábado o actividades de dinamización.
- Medios de transporte externo: Cómo llegar a la ciudad de celebración desde el resto de España: tren, autobús, avión, carreteras, etc.
- Medios de transporte interno: Cómo llegar al lugar de celebración, información de las redes de transporte públicas, disponibilidad de parking cercano. Incluir precios aproximados de transporte público y privado.
- Se valorará positivamente la experiencia de la Organización en eventos y grupos locales.
- Se valorará muy positivamente la existencia de una comunidad local con reuniones frecuentes y grupo o grupos organizados.
- Proveer de un listado de potenciales patrocinadores a nivel local o estatal, además de la relación previa con los mismos y la posibilidad real de patrocinio.
- Se tendrá en cuenta positivamente si la candidatura se presenta con soluciones sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.
- Se valorarán positivamente propuestas novedosas que introduzcan algún cambio en el formato del evento.
- Se valorarán positivamente propuestas que involucren a la economía y empresas locales.